Zmiany w obszarze zamówień

Aby w przyszłości utrzymać konkurencyjność, firmy muszą budować wartość dodaną przez nawiązywanie trwałych relacji partnerskich z zaufanymi dostawcami i docenienie strategicznej roli zamówień dla swojej działalności.

W przyszłości obszar zamówień czeka głębsza integracja z branżą produkcyjną. Tak twierdzi jeden z najlepszym w branży menadżerów do spraw zamówień, zapytany o przyszłość obszaru zamówień i jego roli na rynku przez firmę Ariba działającą w sektorze oprogramowania i technologii informatycznych.

W przygotowanym przez Ariba raporcie zatytułowanym „Vision 2020” pojawiają się dwie główne myśli. Po pierwsze, eksperci przewidują zacieśnienie relacji między dostawcami a klientami na zasadzie współzależności. Po drugie, ze względu na podtrzymanie tych relacji, wzrośnie strategiczne znaczenie obszaru zamówień i pogłębi się jego integracja z firmą, wspomagając rozwój modelu biznesowego.

Co wymusza konieczność zmian?

Zmiana ról

Wiele firm postrzega obszar zamówień w aspekcie administracyjnym, bez większego znaczenia dla strategicznych celów przedsiębiorstwa. Działalność dotycząca zamówień pozostała w tyle za szybko globalizującym się rynkiem.

Nieustanny rozwój technologii stwarza obecnie szansę przeniesienia punktu ciężkości obszaru zamówień na wartość poprzez ograniczenie ilości prac administracyjnych lub ulokowanie ich poza firmą, koncentrację na budowaniu relacji biznesowych z dostawcami, zrozumienie zmian zachodzących bez przerwy na rynku i znalezienie obszarów wykazujących potencjał do wzrostu lub zmian.

Tim Cummins, prezes i dyrektor generalny międzynarodowego stowarzyszenia zajmującego się zagadnieniami związanymi z zarządzaniem kontraktami i przedsiębiorstwami (IACCM), wyjaśnia to zjawisko w raporcie „Vision 2020”: „Wiele prac związanych z zamówieniami można obecnie zautomatyzować. W tym obszarze potrzebujemy przede wszystkim umiejętności i efektywnych działań wspomagających rozwój ekonomiczny firmy. Potrzebne są umiejętności przeprowadzania analiz finansowych, kompetencje interpersonalne, umiejętność kierowania zespołem oraz współpracy wewnętrznej i zewnętrznej. Smutna prawda jest taka, że obecnie nikt nie kojarzy takich kompetencji z działalnością związaną z zamówieniami. Do 2020 roku chcemy zmienić ten sposób postrzegania obszaru zamówień.”

„W przyszłości kluczowi dostawcy będą znacznie bardziej zintegrowani z firmami klientów, służąc im doświadczeniem już na bardzo wczesnym etapie przygotowywania produkcji.”

Relacje nowego typu

Zdaniem ekspertów cytowanych w raporcie, w przyszłości kompetencje interpersonalne będą stanowić fundamentalny aspekt działalności w obszarze zamówień. Zniknie rozgraniczenie na dostawców i klientów; kluczowi dostawcy będą znacznie bardziej zintegrowani z firmami klientów, służąc im doświadczeniem już na bardzo wczesnym etapie przygotowywania produkcji. Nie jest to odległa przyszłość. Niektóre firmy już dziś nawiązują partnerskie relacje z kluczowymi dostawcami.

Mówi Ann Oka, główna specjalistka ds. zamówień w Sodexo, międzynarodowej firmie z branży spożywczej: „Nasz łańcuch dostaw tworzy wielu producentów żywności paczkowanej i wyrobów gotowych. W pełni ufamy ich orientacji w najnowszych trendach konsumpcyjnych i pomysłom na nowe produkty i oferty dla klientów.”

Zdaniem Oka, bliskie relacje biznesowe z dostawcami to „strategia oparta na przeświadczeniu, że przy zażyłych relacjach z klientami znamy problemy, z którymi się zmagają i możemy zaproponować konkretne rozwiązania zamiast po prostu świadczyć usługi.”

John Campi, były główny specjalista ds. zamówień w firmie Chrysler, obecnie partner zarządzający w Genesis Management Group, uświadomił sobie wartość kluczowych dostawców dla Chryslera i tylko kilku z nich obdarzył mianem „wybranych dostawców”. Dostawcy ci zostali zaproszeni do udziału w pracach nad rozwojem nowych pojazdów i zarządzania kosztami docelowymi razem z Chryslerem. „Kryterium oceny dostawców była jakość” - mówi Campi.

Zagrożenia, korzyści i zaufanie

Połączenie specjalistycznej wiedzy i doświadczenia klienta i dostawcy ma oczywiste zalety dla jakości produktów. Na płaszczyźnie wzajemnych relacji oznacza natomiast jednakowe zaangażowanie obu stron w zagrożenia i korzyści.

Javier Urioste, były główny specjalista ds. zamówień i współtwórca raportu „Vision 2020” uważa, że konieczne są fundamentalne zmiany relacji dostawca-klient w obszarze zamówień. „Należy całkowicie przekształcić sposób organizacji zamówień” - twierdzi. - „Wiązałoby się to z utworzeniem jednostek o wysokich kwalifikacjach technicznych i zintegrowaniem ich z pionem inżynieryjnym, co wymusiłoby na firmach udostępnienie dostawcom swojej dokumentacji i patentów. Ze względu na ryzyko przekazania tych materiałów konkurencji, będzie to bardzo trudne do zrealizowania.”

Trudność i niechęć do zmian wynikają z zagrożeń związanych z udostępnieniem informacji patentowych, oparciem relacji klient-dostawca nie na rywalizacji, ale na partnerstwie czy zapewnieniem pełnej przejrzystości łańcuchów dostaw. Zarówno te zagrożenia, jak i zmiana modelu funkcjonowania obszaru zamówień mają jedną cechę wspólną: kładą nacisk na relacje, szczególnie na zaufanie. W świecie biznesu może okazać się to największym wyzwaniem.

„Strategiczne znaczenie obszaru zamówień wzrośnie, pogłębi się też jego integracja z firmą, wspomagając rozwój modelu biznesowego.”