E-handel zamiast poczty elektronicznej

Pracownikom dużego niemieckiego koncernu i firmy Sandvik Coromant złożenie i przyjęcie faksem pojedynczego zamówienia zajmowało kilka minut. Przy około tysiącu zamówień miesięcznie czynności te pochłaniały niebagatelną ilość czasu. Dzięki usłudze e-handlu udało się wyeliminować to wąskie gardło w obszarze logistyki.

Koncern, notujący obroty rzędu 11 miliardów euro, produkuje łożyska precyzyjne do niemal wszystkich typów maszyn i urządzeń mechanicznych. Firma obsługuje głównie klientów z branży motoryzacyjnej i lotniczej oraz kolejnictwa. Koncern zatrudnia ponad 75 tys. osób na całym świecie i zamawia w Sandvik Coromant duże ilości narzędzi skrawających.

Koncern ma zakłady produkcyjne we Francji, Włoszech i Hiszpanii oraz duże oddziały na Słowacji i Węgrzech, składające rocznie tysiące zamówień na narzędzia skrawające. Sandvik Coromant dostrzegł w tej sytuacji możliwość istotnych zmian. Oddajmy głos Grecie Ninovej, dyrektorce ds. marketingu:

„Dla tak dużej firmy szybkie i terminowe dostawy mają kluczowe znaczenie. Przygotowanie dużej liczby dokumentów było wyzwaniem dla klienta i dla nas, zwłaszcza w okresach szczególnego nasilenia pracy.”

Przez miesiąc Sandvik Coromant prowadził z klientem rozmowy o wdrożeniu elektronicznego systemu składania zamówień. „Na bezpośrednich spotkaniach z klientem dyskutowaliśmy o pomyśle wdrożenia systemu e-handlu” - mówi dyr. Ninova. - „Nieustannie aktualizujemy moduł EDI (elektronicznej wymiany danych) i know-how w zakresie e-handlu, jasne było zatem, że rozwiązanie to byłoby korzystne dla koncernu składającego duże zamówienia dla kilku zakładów.”

Bezproblemowa procedura

Początkowo pomysł został przyjęty z wahaniem, głównie ze względu na czas potrzebny na ujednolicenie procedur zaopatrzeniowych we wszystkich oddziałach koncernu. Sytuacja zmieniła się, gdy klient zawarł umowę z firmą, która stworzyła sieciową platformę do zarządzania łańcuchem dostaw. Od tego momentu sprawy potoczyły się szybko. Pierwszym krokiem było ujednolicenie danych produktów Sandvik Coromant wykorzystywanych przez klienta. Pozwoliło to ograniczyć liczbę zamówień elektronicznych odrzucanych z powodu problemów z integracją danych. Po drugie, obie firmy przyjęły wspólne protokoły komunikacyjne.

Istniała obawa, że w związku z procedurą rejestracji na trzech rynkach pojawią się spore trudności, ale dział IT rozwiązał ten problem bez udziału klienta.

„E-handel poprawia rentowność klientów, ponieważ zdejmuje z nich ciężar prac administracyjnych. Mamy wreszcie czas, by porozmawiać o celach strategicznych i błędach wymagających wyeliminowania, z czego wszyscy są zadowoleni.”

Dużo czasu na inne sprawy

Prace nad wdrożeniem projektu rozpoczęto we wrześniu 2012, a z końcem listopada do systemu zaczęły spływać zamówienia elektroniczne. „Dwie minuty na jedno zamówienie pomnożone przez tysiąc zamówień miesięcznie to dużo czasu, który teraz możemy wykorzystać na pogłębianie relacji biznesowych z klientem” - podkreśla dyr. Ninova.

„Biorąc pod uwagę doświadczenia każdego z nas jako konsumenta z zakupami w internecie, siła rozwiązań do e-handlu jest niezaprzeczalna, nawet w branżach, w których zaopatrzenie jest tradycyjnie realizowane poprzez inne kanały sprzedaży,” dodaje dyrektorka.

Udane wdrożenie rozwiązań do e-handlu na Słowacji i Węgrzech skłoniło klienta do wprowadzenia ich również w pozostałych zakładach.

„E-handel poprawia rentowność klientów, ponieważ zdejmuje z nich ciężar prac administracyjnych. Mamy wreszcie czas, by porozmawiać o celach strategicznych i błędach wymagających wyeliminowania, z czego wszyscy są zadowoleni” - podsumowuje dyr. Ninova.

„Dla tak dużej firmy szybkie i terminowe dostawy mają kluczowe znaczenie. Przygotowanie dużej liczby dokumentów było wyzwaniem dla klienta i dla nas, zwłaszcza w okresach szczególnego nasilenia pracy.”