Transformeren van inkoop

Om in de toekomst concurrerend te blijven, moeten bedrijven waarde toevoegen door nauwe samenwerkingen op te bouwen met vertrouwde leveranciers en de interne inkoop veel strategischer maken.

De toekomst van inkoop in de productiesector ziet er geïntegreerder uit. Dat zeggen veel inkoop managers uit de sector, wanneer ze worden gevraagd door het software en IT-bedrijf Ariba om de toekomst van hun rol te voorspellen en die van de inkoop zelf.

Twee belangrijke onderwerpen kwamen naar voren uit het “Vision 2020” rapport van Ariba. Ten eerste voorspelden de experts een veel nauwere, meer wederzijds afhankelijke relatie tussen leverancier en klant. En ten tweede, om deze relatie te ondersteunen, wordt de rol van inkoop veel strategischer en meer geïntegreerd in het bedrijf, voor het ondersteunen en laten groeien van het business model.

Maar waarom is verandering nodig?

Revolutie van de rol

Voor veel bedrijven, is de rol van inkoop grotendeels administratief geweest, waarbij er geen strategische ondersteuning voor het bedrijf werd geboden. Met het snel globaliseren van de markt, zijn de inkooppraktijken niet meegegroeid.

Er is nu een kans, dankzij de steeds verbeterende technologie, voor de inkoop om zich ook te richten op waarde: reduceren of uitbesteden van administratief werk, de focus op het bouwen van leverancierrelaties, het begrijpen van de continu veranderende markt en het identificeren van potentiële groei- of veranderingsgebieden.

Tim Cummins, president en chief executive officer van de "International Association for Contract and Commercial Management", legde dit uit in het “Vision 2020” rapport: “Het is duidelijk dat veel van de basis inkoopactiviteiten van vandaag geautomatiseerd kunnen worden. Wat we echt nodig hebben zijn vaardigheden die een economische bijdrage leveren aan het bedrijf. Dat omvat financiële evaluatie, relatievaardigheden, de vaardigheid om teams te coördineren en interne en externe samenwerking te waarborgen. De harde waarheid is echter dat deze vaardigheden vandaag de dag niet direct worden geassocieerd met de functie. Het is een hele grote uitdaging om die perceptie te wijzigen voor 2020.”

“De toekomst die ze zien is er een waarbij belangrijke leveranciers veel meer ingebed zijn in het bedrijf van de klant, waarbij ze hun expertise aanbieden om producten te realiseren vanaf het eerste idee.”

Relaties nieuwe stijl

Relatie-vaardigheden zijn waarschijnlijk het belangrijkste aspect van de nieuwe inkoopfunctie, volgens de inzichten van de “Vision 2020” experts. In plaats van leveranciers en klanten, is de toekomst die zij zien er een waar essentiële leveranciers veel meer zijn ingebed in het bedrijf van de klant, waarbij ze hun expertise aanbieden om producten te realiseren vanaf het eerste begin. En dit is geen lange termijn voorspelling. Verschillende bedrijven zijn al bezig met het opzetten van nauwe samenwerkingsverbanden met hun belangrijkste leveranciers.

Zoals Ann Oka, chief procurement officer voor het multinational food services bedrijf Sodexo, zei in het rapport: “Onze supply chain bevat vele voor de consument verpakte goederen en producenten van eindproducten. We steunen zwaar op hun inzichten in consumententrends en hun innovatie om nieuwe producten en aanbod voor klanten te ontwikkelen.”

Een geïntegreerde relatie met leveranciers zegt ze, is een “strategie die is gebaseerd op het geloof dat we een dusdanige nauwe samenwerking hebben ontwikkeld met onze klanten, dat we vroegtijdig weten welke problemen ze proberen op te lossen, zodat wij snel kunnen reageren om deze problemen aan te pakken, in plaats van gewoon diensten aan te bieden.”

John Campi, voormalig chief procurement officer van Chrysler en momenteel managing partner bij Genesis Management Group, realiseerde de waarde van de belangrijke leveranciers van Chrysler en schonk de titel “Geprefereerde leverancier” aan een geselecteerd aantal van hen. Deze leveranciers werden uitgenodigd bij de ontwikkeling van nieuwe voertuigen en werkte samen met Chrysler aan kostendoelen. “Waarop ze afgerekend werden,” zegt Campi, “was kwaliteit.”

Risico's, beloningen en vertrouwen

Het combineren van de specialiteiten en expertise van klant en leverancier heeft voor de hand liggende voordelen t.a.v de productkwaliteit, maar in termen van leverancier-klant relaties investeren beide partijen evenveel in de risico's en beloningen.

Javier Urioste, voormalig chief procurement officer en bijdrager aan het “Vision 2020” rapport, gelooft dat om dit te laten werken, de leverancier-klant relaties fundamenteel gewijzigd moeten worden. “Het vereist een volledige transformatie van de inkooporganisatie,” zegt hij. “Het betekent het opzetten van uiterst bekwame technische entiteiten die ingebed kunnen worden bij engineering. Het dwingt bedrijven hun gegevens en patenten open te gooien voor leveranciers, die die wellicht door zouden kunnen spelen aan de concurrentie, dus het is logisch dat dit een moeilijke zaak is om te realiseren.”

Het is moeilijk omdat de risico's zo ontmoedigend zijn: het delen van patentinformatie, het ontwikkelen van de klant-leverancier relatie van contentieus tot collaboratief, om er voor te zorgen dat leveringsketens volledig transparant zijn. Maar wat elk van deze risico's, en de nieuwe rol van inkoop, gemeenschappelijk hebben is het belang van relaties en met name vertrouwen. En in de bedrijfswereld zou dit nog wel de grootste uitdaging van allemaal kunnen zijn.

“De rol van inkoop wordt veel strategischer en geïntegreerd in het bedrijf, ter ondersteuning en het laten groeien van het business model.”