E-commerce in plaats van e-mail

Een grote Duitse multinational en Sandvik Coromant besteden een paar minuten aan elke kant van de faxmachine voor het plaatsen en ontvangen van orders. Met ca. duizend orders per maand was de hoeveelheid verbruikte tijd aanzienlijk. E-commerce elimineerde deze logistieke flessenhals.

De multinational, met een omzet van ca. 11 miljard Euro, produceert zeer nauwkeurige lagers, voor vrijwel elke type machine of mechanische apparatuur. Haar voornaamste klanten zijn de automotive, rail en lucht- en ruimtevaartsector. Met wereldwijd meer dan 75.000 mensen in dienst is het bedrijf een grote klant van Sandvik Coromant met hoge bestelvolumes.

Behalve productielocaties in Frankrijk, Italië en Spanje, heeft de producent aanzienlijke productiecapaciteit in Slowakije en Hongarije, van waaruit per jaar duizenden orders kwamen. Sandvik Coromant zag de mogelijkheid om een grote verandering door te voeren. Marketing Manager Greta Ninova, herinnert zich:

“Voor een grote klant als deze is een snelle en nauwkeurige orderinvoer essentieel. Het invoeren van grote aantallen orders aan onze kant maar ook aan hun kant vormde een uitdaging, met name bij piekperioden.”

Over een periode van een aantal maanden, ontwikkelde Sandvik Coromant het idee van elektronisch bestellen. “Tijdens besprekingen met de klant, bespraken we het idee om met e-commerce te beginnen,” zegt Ninova. “We werken onze EDI (electronic data interchange) en e-commerce know-how continu bij, en het was duidelijk dat met meerdere locaties en grote bestelvolumes de multinational van deze benadering zou profiteren.”

Een soepele procedure

In het begin was er enige aarzeling om het project te starten, voornamelijk vanwege de benodigde tijd voor het harmoniseren van de inkoopprocedures binnen de hele groep. Dit veranderde allemaal toen de multinational een overeenkomst aanging met een bedrijf dat een Web-based inkoop management platform aanbood. Daarna ging het snel. De eerste stap begon met een harmonisatie van de Sandvik Coromant productdata die de klant had. Dit reduceerde het aantal geweigerde orders als gevolg van data-integratieproblemen. Daarna begonnen de twee bedrijven met het opstellen van communicatieprotocollen.

Er waren zorgen dat het registratieproces over de drie markten problematisch zou zijn, maar IT loste het probleem om zonder de klant er mee lastig te vallen.

“E-commerce verhoogt de winstgevendheid van onze klant door het reduceren van hun administratieve last en we hebben meer tijd om strategische ambities te bespreken en het aantal fouten te minimaliseren – geweldig voor iedereen.”

Tijdbesparend project

Het proces begon in september 2012 en eind november begonnen de elektronische orders direct in het systeem binnen te stromen. “Met twee minuten per orderregel en 1000 orderregels per maand, gaat het over behoorlijk veel tijd die we nu kunnen gebruiken om onze relatie met de multinational te verstevigen.” Ninova zegt.

“Gezien de ervaring die we hebben als klanten online kopen, is de logica van e-commerce oplossingen onmiskenbaar, zelfs in sectoren waar inkoop traditioneel via andere kanalen plaats vond,” voegt ze toe.

Het succes in Slowakije en Hongarije heeft de klant de kans gegeven om de e-commerce oplossing uit te breiden naar andere productielocaties.

“E-commerce verhoogt de winstgevendheid van onze klant door het reduceren van hun administratieve last en we hebben meer tijd om strategische ambities te bespreken en het aantal fouten te minimaliseren – geweldig voor iedereen,” concludeert Ninova.

“Voor een grote klant als deze is een snelle en nauwkeurige orderinvoer essentieel. Het invoeren van grote aantallen orders aan onze kant maar ook aan hun kant vormde een uitdaging, met name bij piekperioden.”