A beszerzési folyamat átalakítása

Annak érdekében, hogy a jövőben is versenyképesek maradjanak, a vállalatoknak hozzáadott értéket kell teremteniük úgy, hogy erős partnerséget alakítanak ki megbízható szállítókkal, valamint a beszerzést a vállalat fontos stratégiai feladatává alakítják.

A gyártási ágazatban a beszerzésnek integráltabb folyamattá kell válnia. Számos vezető beszerzési munkatársnak ez volt a véleménye, amikor a szoftver- és informatikai szolgáltatásokat kínáló Ariba arról kérdezte őket, milyen szerepet fognak játszani ők magunk, illetve a beszerzés a jövőben.

Az Ariba „Vision 2020” jelentésében két fő témakör körvonalazódik. Először is, a szakértők szerint a szállítók és az ügyfelek kapcsolata jóval szorosabb lesz, egymástól kölcsönösen függenek majd. Másodszor pedig, e kapcsolat megerősítése érdekében a beszerzés stratégiai szerepet kap majd: a vállalati tevékenység szerves részét képezi az üzleti modell támogatása és fejlesztése érdekében.

De miért szükséges a változás?

Változó szerep

Sok vállalatnál a beszerzés tisztán adminisztratív folyamat, stratégiai jelentőségű szerep nélkül. A beszerzési megoldások nem követték a piacok gyors globalizációját.

A folyamatosan fejlődő technológiának köszönhetően most lehetőség nyílt arra, hogy a beszerzés értékteremtő folyamattá váljon: csökkenthető vagy kiszervezhető az adminisztratív munka, erősíthetők az épület ellátásával kapcsolatos szolgáltatások, megérhető a folyamatosan változó piac, és azonosíthatók a fejleszthető vagy változást igénylő területek.

Tim Cummins, az International Association for Contract and Commercial Management (Szerződés- és vállalatmenedzsment nemzetközi szervezete) elnök-vezérigazgatója a következőképpen fogalmaz a „Vision 2020” jelentésben: „Egyértelmű, hogy az alapvető beszerzési tevékenységek nagy része automatizálható. Ehhez a vállalat eredményét javító tényezőkhöz kapcsolódó szakértelemre van szükség. Ilyen a pénzügyi értékelés, a kapcsolattartás, a csapatirányítás, a belső és külső együttműködés biztosítása. A szomorú valóság az, hogy ezek a készségek ma nincsenek konkrétan összekapcsolva a funkcióval. Feladatunk az, hogy ezt a felfogást 2020-ra megváltoztassuk.”

„Elképzeléseik szerint a jövőben a fontos beszállítók az ügyfél tevékenységének szerves részét képezik, és már a termékfejlesztéshez is hozzájárulnak szakértelmükkel.”

Új típusú kapcsolatok

A „Vision 2020” felmérés során megkérdezett szakértők szerint az új beszerzési folyamat alapja egyértelműen a megfelelő kapcsolattartás. Elképzeléseik szerint a jövőben a beszállító és az ügyfél nem különül el úgy, mint most: a fontos beszállítók az ügyfél tevékenységének szerves részét képezik, és már a termékfejlesztéshez is hozzájárulnak szakértelmükkel. És ez nemcsak egy távoli elképzelés. Sok vállalat már most szoros partneri viszonyt alakított ki legfontosabb szállítóival.

Ann Oka, az élelmiszeripari szolgáltatásokat nyújtó Sodexo vezető beszerzője a következőképpen fogalmaz a jelentésben: „Ellátási láncunknak számos fogyasztási cikket és készterméket előállító gyártó része. Nagyban függünk attól, hogy ők mennyire ismerik a fogyasztói trendeket, és milyen új termékeket és szolgáltatásokat fejlesztenek az ügyfelek részére.”

A szállítókkal való szoros viszony „egy olyan stratégia, amely azon az elképzelésen alapul, hogy az ügyfelekkel kialakított szoros kapcsolat révén olyan jól ismerjük az általuk megoldandó problémákat, hogy ezekre megoldást tudunk nyújtani, és ez már meghaladja az egyszerű szolgáltatásnyújtást.”

John Campi, a Chrysler korábbi vezető beszerzője, jelenleg a Genesis Management Group ügyvezető partnere felismerte, hogy a Chrysler fontos szállítói milyen értéket képviselnek, és néhányukat a Kiemelt szállítói címmel jelölte. Ezeket a szállítókat felkérték, hogy vegyenek részt az új járművek fejlesztésében és a Chrysler költségszámítási folyamataiban. „Kizárólag a minőség alapján rangsoroltuk őket”, árulta el Campi.

Kockázat, megtérülés, bizalom

Ha kombináljuk az ügyfél és a beszállító sajátosságait és szakértelmét, az nyilvánvalóan előnyös a termék minőségét tekintve; a szállító-ügyfél kapcsolatban viszont mindkét félnek egyformán viselnie kell a kockázatokat, ahogyan az előnyökből is azonos mértékben részesülnek.

Javier Urioste, korábban vezető beszerző és a „Vision 2020” jelentés egyik szerzője úgy fogalmazott, hogy ehhez a munkához alapvetően át kell alakítani a szállító-ügyfél viszonyt. „A beszerzési folyamat teljes átalakítása szükséges. Magas szintű szakértelemmel rendelkező műszaki egységeket kell létrehozni, amelyek integrálhatók a mérnöki feladatokba. Ez azt jelenti, hogy a vállalatoknak meg kell osztaniuk a dokumentációkat és szabadalmakat azokkal a szállítókkal, akik esetleg a versenytársnak is dolgoznak, így ez mindenképpen egy nehezen teljesíthető feladat.”

Nehéz, hiszen komoly kockázatok merülnek fel: szabadalmak megosztása, együttműködésen alapuló ügyfél-szállító viszony kialakítása, tökéletesen átlátható ellátási lánc. Ami közös ezekben a kockázatokban és az új beszerezési struktúrában az a kialakult viszony, pontosabban a bizalom értéke. És az üzleti világban ez egy igazán nagy kihívás.

„A beszerzés stratégiai szerepet kap majd: a vállalati tevékenység szerves részét képezi az üzleti modell támogatása és fejlesztése érdekében.”